Informace o zpracování osobních údajů nájemců individuálních studoven Knihovny AV ČR

Kdo je správcem Vašich údajů?

Jak můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů?

Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme a proč?

Kdo je příjemcem Vašich osobních údajů?

Jaká jsou Vaše práva?

 

(Stáhnout celý text ve formátu pdf.)

 


 

Vážení nájemci individuálních studoven, dovolujeme si Vás v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen „Nařízení“) prostřednictvím tohoto dokumentu informovat o zpracování Vašich osobních údajů v naší organizaci.

 

Kdo je správcem Vašich údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je Knihovna AV ČR, v. v. i. (dále jen KNAV), se sídlem Národní 3, 110 00, Praha 1, e-mail: infoknav@knav.cz.

 

Jak můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů?

Našeho pověřence pro ochranu osobních údajů můžete se svými žádostmi, dotazy či připomínkami kontaktovat na adrese Pověřenec – Knihovna AV ČR, v. v. i., Národní 3, 110 00, Praha 1, nebo na

e-mailové adrese: poverenec@ssc.cas.cz.

 

Jaké osobní údaje o Vás zpracováváme a proč?

I. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ NA FORMULÁŘÍCH

A. POŽADAVEK NA VÝPŮJČKU

1. Vaše osobní údaje – požadavek na výpůjčku (v rozsahu: jméno a příjmení, číslo čárového kódu čtenářského průkazu, a údaje o nájmu, tj. údaje služební, o době nájmu a číslu pronajaté individuální studovny) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme Vám moci připravit individuální studovnu k nájmu.

 

B. VÝPŮJČNÍ LÍSTEK

1. Vaše osobní údaje – výpůjční lístek (v rozsahu: jméno a příjmení, adresa, číslo čárového kódu čtenářského průkazu, podpis, a údaje o nájmu, tj. údaje služební, o době nájmu a číslu pronajaté individuální studovny) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme Vám moci individuální studovnu pronajmout.

 

C. PŘEDÁVACÍ PROTOKOL

1. Vaše osobní údaje – předávací protokol (v rozsahu: jméno a příjmení, číslo čárového kódu čtenářského průkazu, podpis, a údaje o nájmu, tj. údaje o době nájmu a číslu pronajaté individuální studovny, výši poplatku za nájem a způsobu jeho úhrady) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné. V případě, že nám tyto údaje neposkytnete, nebudeme Vám moci individuální studovnu pronajmout.

2. Vaše osobní údaje – předávací protokol (v rozsahu: jméno a příjmení, číslo čárového kódu čtenářského průkazu, podpis a údaje o nájmu, tj. údaje o době nájmu a číslu pronajaté individuální studovny, výši poplatku za nájem a způsobu jeho úhrady) – zpracováváme za účelem účetní evidence tržeb, a to na právním základě plnění právní povinnosti dle článku 6 odst. 1 písm. c) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

Zpracovávání těchto údajů nám ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V případě, že byste nám tyto údaje neposkytli, porušili bychom jako správce osobních údajů naši zákonnou povinnost.

 

II. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ V AUTOMATIZOVANÉM KNIHOVNÍM SYSTÉMU (AKS)

A. UŽIVATELSKÉ KONTO

1. Vaše osobní údaje – uživatelské konto v AKS (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení; datum narození; přihlašovací údaje pro první přihlášení, tj. číslo čárového kódu čtenářského průkazu a heslo pro první přihlášení; jazyk komunikace (eng/cze); datum vzniku uživatelského konta; platnost členství; případné kódy delikvence a poznámky k nim; status uživatele, tedy typ členství; trvalé bydliště u občana ČR, místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka; e-mail; telefon; kontaktní adresa; požadavky, rezervace, výpůjčky a poplatky; historie: požadavků a rezervací, výpůjček, platebních transakcí, odeslané e-mailové korespondence vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, případného upomínání) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

2. Vaše osobní údaje – uživatelské konto v AKS (v maximálním rozsahu: jméno a příjmení; datum narození; přihlašovací údaje pro první přihlášení, tj. číslo čárového kódu čtenářského průkazu a heslo pro první přihlášení; jazyk komunikace (eng/cze); datum vzniku uživatelského konta; platnost členství; případné kódy delikvence a poznámky k nim; status uživatele, tedy typ členství; trvalé bydliště u občana ČR, místo pobytu na území ČR u cizího státního příslušníka; e-mail; telefon; kontaktní adresa; požadavky, rezervace, výpůjčky a poplatky; historie: požadavků a rezervací, výpůjček, platebních transakcí, odeslané e-mailové korespondence vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, případného upomínání) – dále zpracováváme pro účely ochrany knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto technická nemožnost mazání části uživatelského konta týkající se nájmu individuálních studoven jinak než současně s vymazáním celého uživatelského konta; jedná se o vlastnost automatizovaného knihovního systému.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 3 let od uplynutí platnosti Vašeho členství.

Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

 

B. NÁJEM STUDOVNY

Rezervace nájmu individuální studovny (požadavek na výpůjčku)

1. Vaše osobní údaje – požadavek na výpůjčku v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o nájmu, tj. údaje služební, o době nájmu a číslu rezervované studovny) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

 

Výpůjčka klíče od individuální studovny

1. Vaše osobní údaje – výpůjčka v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o nájmu, tj. údaje služební, o době nájmu a číslu pronajaté individuální studovny) – zpracováváme za účelem poskytování nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu plnění smlouvy.

 

Historie výpůjček a požadavků

1. Vaše osobní údaje – historie výpůjček a požadavků v AKS – zpracováváme pro účely naplnění očekávaného rozsahu poskytovaných služeb, a to na právním základě souhlasu se zpracováním dle článku 6 odst. 1 písm. a) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

2. Vaše osobní údaje – historie výpůjček a požadavků v AKS – dále zpracováváme pro účely ochrany knihovního fondu, obhajoby případného právního nároku, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě technická nemožnost mazání historie výpůjček a požadavků na výpůjčky (rezervací nájmu) individuálních studoven jinak než současně s vymazáním historie výpůjček a požadavků na výpůjčky knih a časopisů; jedná se o vlastnost automatizovaného knihovního systému.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 3 let od uplynutí platnosti Vašeho členství.

Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

 

C. EVIDENCE POPLATKŮ

Poplatky

1. Vaše osobní údaje – poplatky v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o poplatcích, tj. údaje služební, částka, datum a popis) – zpracováváme za účelem evidence poplatků spojených s aktivitou vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

 

Historie poplatků

1. Vaše osobní údaje – historie poplatků v AKS (v rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto, a údaje o poplatcích, tj. údaje služební, částka, datum a popis) – dále zpracováváme za účelem evidence poplatků spojených s aktivitou vyplývající ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě technická nemožnost mazání poplatků jinak než současně s vymazáním celého uživatelského konta; jedná se o vlastnost automatizovaného knihovního systému.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 3 let od uplynutí platnosti Vašeho členství.

Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

 

III. OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVANÉ V LOZÍCH

A. VÝPŮJČKY V AKS

1. Vaše osobní údaje – log pro výpůjčky v AKS (v maximálním rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto) – zpracováváme za účelem evidence aktivit vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu trvání platnosti Vašeho členství.

2. Vaše osobní údaje – log pro výpůjčky v AKS (v maximálním rozsahu: údaje uživatelského konta, viz II. A. Uživatelské konto) – dále zpracováváme za účelem evidence aktivit vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, a to na právním základě našeho oprávněného zájmu dle článku 6 odst. 1 písm. f) Nařízení. Naším oprávněným zájmem je v tomto případě technická nemožnost mazání tohoto logu jinak než současně s vymazáním celého uživatelského konta; jedná se o vlastnost automatizovaného knihovního systému.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 3 let od uplynutí platnosti Vašeho členství.

Toto zpracování osobních údajů založené na našem oprávněném zájmu nevyžaduje Váš souhlas, proti tomuto zpracování však máte právo kdykoliv zdarma podat námitku.

 

IV. E-MAILOVÁ KORESPONDENCE

A. AUTOMATICKY GENEROVANÉ E-MAILY

1. Vaše osobní údaje – informativní, automaticky generované, e-mailové zprávy (v rozsahu: jméno a příjmení, e-mail, text zprávy) – zpracováváme za účelem plnění práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi Vámi a KNAV, tedy zasílání informací týkajících se nájmu individuální studovny, a to na právním základě plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) Nařízení.

Tyto údaje zpracováváme po dobu 6 měsíců od data odeslání e-mailové zprávy.

 

Kdo je příjemcem Vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:

  • oprávněným zaměstnancům KNAV jakožto správce;
  • jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich osobních údajů ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, správním orgánům);
  • jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. advokátce KNAV, exekutorům, soudům, úřadům).

 

Jaká jsou Vaše práva?

Máte právo:

  • vyžádat si od správce potvrzení o zpracování svých osobních údajů, a pokud jsou zpracovávány, máte právo na přístup k těmto údajům;
  • na opravu neaktuálních či neúplných údajů;
  • na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, nebo na omezení jejich zpracování.

Dále máte právo:

  • podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 170 00, e-mail: posta@uoou.cz;
  • na přenositelnost svých údajů;
  • na odvolání uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to kdykoliv, jestliže je zpracování osobních údajů založeno na udělení takového souhlasu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

 


 

(Stáhnout celý text ve formátu pdf.)