Elektronické dokumenty jsou bezpochyby jedním z trendů nejen ve světových, ale i českých knihovnách. I proto se knihovny snaží zpřístupnit co největší množství různých druhů elektronických informačních zdrojů. Administrativní proces zpřístupnění elektronického zdroje se ovšem v mnoha ohledech liší od postupů u tištěných dokumentů. Z tohoto důvodu není většina běžných knihovních systémů pro správu EIZ vhodná. Řešením může být využití tzv. Electronic Resource Management systému.
ERM je označení pro systém, který slouží ke správě agendy spojené s nákupem a zpřístupňováním elektronických informačních zdrojů v knihovnách. ERM systémy umožňují informačním pracovníkům spravovat z jednoho místa detailní záznamy o předplácených (ale i volně dostupných) elektronických zdrojích, a to včetně smluv, uživatelských statistik či kontaktů. Důležitým prvkem ERM systémů je také sledování životního cyklu (workflow) informačního zdroje – od výběru, přes zkušební přístup a jeho vyhodnocení, podpis smlouvy, až ke spuštění přístupu. Jelikož knihovny obvykle nakupují zdroje různou formou (předplatné, trvalý nákup), od různých dodavatelů a na různě dlouhé období, sledování životního cyklu nejenže poskytuje detailní přehled o aktuálním stavu jednotlivých zdrojů, ale zároveň také usnadňuje práci při opakovaných činnostech, jako je obnovování předplatného. V současnosti existují různá řešení od proprietárních systémů s uzavřeným zdrojovým kódem (např. ExLibris Verde, Ebsco ERM Essentials), přes systémy s otevřeným kódem až po vlastní systémy vyvíjené knihovnami. Kromě ceny se tyto systémy liší zejména velikostí knowledgebase, počtem popisných informací, možnostmi úprav systému či možnostmi napojení na další knihovní systémy.
Na jaře roku 2016 se Oddělení elektronických informačních zdrojů rozhodlo implementovatERM systém v Knihovně AV ČR. Jedním z hlavních kritérií pro výběr byla cena, proto se od začátku hledal spíše systém s otevřeným kódem než komerční řešení. Volně dostupná řešení sice obvykle neobsahují knowledgebase, která je jednou z hlavních výhod placených systémů, nicméně tento nedostatek lze vyřešit importem některé z volně dostupných knowledge-base, například komunitně spravované Global Open Knowledgebase (GoKb). Mezi další kritéria patřila snadná správa, zejména pak možnost přidávání a úpravy dostupných polí v uživatelském rozhraní bez nutnosti zasahovat do zdrojového kódu, zároveň ale i možnost úpravy zdrojového kódu v případě, že změny dostupné v uživatelském rozhraní nebudou stačit. Po zvážení těchto hledisek byl zvolen systém Coral, v jehož prospěch hovořily také zkušenosti s implementací a provozem kolegů z Národní technické knihovny.
ERMS Coral byl vytvořen v roce 2010 na University of Notre Dame pro potřeby tamní knihovny. Od začátku byl vyvíjen jako open source systém a je tedy volně k dispozici pod licencí GPL v.3. V současnosti je implementován minimálně v 64 knihovnách v 8 zemích světa (v USA v 21 státech).[1] Po technické stránce je Coral tvořen databází MySQL a prostředím postaveném na PHP a serveru Apache. Jedná se o webovou aplikaci, instalace a následný provoz tedy probíhá na serveru knihovny. Instalaci je možné provést buď ručně, nebo automaticky prostřednictvím předpřipraveného scriptu. Postup instalace a nastavení systému jsou detailně popsány v technické dokumentaci dostupné na serveru GitHub. Stejně detailní je také uživatelská dokumentace, dostupná na webových stránkách systému Coral, která potenciální či začínající uživatele seznámí se všemi možnostmi systému.
Coral je systém modulární. Skládá se celkem ze čtyř modulů – Resources, Licensing, Organizations a Usage Statistics, které zajišťují jednotlivé oblasti správy elektronických informačních zdrojů. Moduly jsou vzájemně provázané a mezi souvisejícími záznamy lze snadno přecházet pomocí hypertextových odkazů. Jednotlivé moduly nicméně fungují i jako samostatné jednotky. Každá knihovna si tedy může zvolit, jaké moduly nainstaluje v závislosti na tom, jakou funkcionalitu od systému požaduje.
Obr. 1
Modul Resources slouží ke správě záznamů jednotlivých elektronických zdrojů a obsahuje několik částí. V první z nich můžeme nalézt obecné informace o zdroji, jako jsou název, typ a formát zdroje, zainteresované strany, odkaz na webové stránky, oborové zaměření nebo popis zdroje. Druhá část obsahuje informace o akvizici zdroje. Jedná se například o typ zdroje, datum počátku a konce předplatného nebo číslo objednávky. Užitečným prvkem je pak historie cen, která umožňuje sledovat postupný vývoj ceny předplatného a může tak sloužit jako podklad k odhadům budoucího vývoje ceny při sestavování rozpočtu. Třetí část obsahuje informace o možnostech přístupu ke zdroji – způsob autentifikace, způsob přístupu, počet simultánních uživatelů, časové pokrytí zdroje a přihlašovací údaje. Nastavit lze také libovolné množství administrativních jednotek, které mají přístup ke zdroji nebo se podílí na jeho správě. V KNAV tuto možnost využíváme u zdrojů, u kterých zajišťujeme přístup jednotlivým ústavům AV ČR. Jednoduše tak můžeme zjistit, ke kterým zdrojům má přístup pouze KNAV, ke kterým celá AV ČR a ke kterým pouze vybrané ústavy. Další část je určena ke správě kontaktů na osoby spojené s daným zdrojem, zejména pak technickou podporu a administrativní pracovníky, dodavatele či vydavatele. Pokud je společně s modulem Resources nainstalován také modul Organizations, dojde k vyplnění kontaktů automaticky. Pokud modul Organizations není nainstalován, lze samozřejmě kontakty vytvořit přímo zde. Velmi důležitou částí je pak tzv. routing, tedy sledování postupu v životním cyklu zdroje. Jedná se o seznam kroků, které vedou od výběru až ke zpřístupnění zdroje a které v průběhu cyklu postupně označujeme za splněné. U každého zdroje, který knihovna má, tak můžeme snadno zjistit, v jaké fázi se přesně nachází. Jednotlivé kroky lze pojmenovat a nastavit jejich posloupnost podle potřeby knihovny. Jelikož se může postup pro jednotlivé typy zdrojů lišit, je možné vytvořit více druhů těchto seznamů, které se automaticky přiřadí ke konkrétním typům zdrojů. V dalších částech lze pak přidávat přílohy, katalogizační údaje, či hlásit problémy se zdrojem na uvedené kontakty.
Pro lepší přehlednost je možné jednotlivým zdrojům přiřazovat hierarchickou strukturu. Můžeme tak přiřadit například záznamy časopisů pod záznam kolekce a kolekci pak pod záznam databáze. Orientaci mezi zdroji usnadňuje také vyhledávání, které lze provádět v mnoha polích, od názvu, přes typ zdroje, fáze životního cyklu, až k předmětu. Podle těchto údajů můžeme zdroje také řadit.
Modul Organizations slouží ke správě kontaktů na různé subjekty, které se nějakým způsobem podílí na vydávání, dodávání, správě nebo využívání zdroje. Role lze opět libovolně vytvářet podle potřeby knihovny. Kromě kontaktů na jednotlivé zástupce firmy je u každé společnosti veden seznam zdrojů, které vydává / dodává / spravuje. Snadno tak můžeme zjistit, které databáze máme zakoupeny například od společnosti Ebsco, či kdo je členem našeho konsorcia. Pokud je kromě modulu Organizations nainstalován i modul Resources, jsou jednotlivé položky opět řešeny formou hypertextového odkazu na záznam příslušného zdroje v modulu Resources. V organizacích opět můžeme vyhledávat podle několika hledisek nebo podle těchto hledisek řadit seznam zdrojů.
Modul Licensing je určen k uchovávání licenčních smluv a dalších administrativních dokumentů. Neslouží však pouze jen jako úložiště. U každé smlouvy na dobu určitou probíhá v kalendáři odpočítávání do jejího vypršení. Díky tomu je možné nastavit automatické upozornění na blížící se konec předplatného. Ke každé smlouvě navíc lze v bodech přiřadit nejdůležitější části a ujednání. Každý zaměstnanec, kterému bude udělen přístup, tak bude moci zjistit, jaký je například povolený počet simultánních uživatelů, či zda licenční smlouva povoluje meziknihovní výpůjčku bez nutnosti pročítat celou smlouvu
Modul Usage Statistics umí u vybraných vydavatelů automaticky stahovat a ukládat uživatelské statistiky. Získávání statistik probíhá přes protokol SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative). V současnosti je takto možné stahovat statistiky ve formátu JR1 (Journal full text download statistic report) a JR1A (archive). Do modulu je také možné nahrávat vlastní soubory s uživatelskými statistikami.
Systém Coral je v KNAV v provozu od konce května 2016. V současnosti dokončujeme první fázi nahrávání dat do systému. V ní jsme se soustředili na vytvoření záznamů zainteresovaných subjektů (včetně všech ústavů AV ČR), záznamů jednotlivých zdrojů a nahrání veškerých souvisejících smluv. Vzhledem k časové náročnosti byly v první fázi vytvářeny záznamy pouze na úrovni databází, případně kolekcí, pokud byly zakoupeny samostatně. V druhé fázi pak plánujeme tvorbu záznamů na úrovni jednotlivých kolekcí a dokumentů v kolekcích. V této fázi by se mělo zapojit také oddělení akvizice, které má na starosti nákup samostatných elektronických knih. Souběžně s druhou fází bychom pak chtěli zprovoznit a začít využívat modul Usage Statistics, jehož funkce pro nás zatím nebyly prioritou. Tvorba struktury a přizpůsobování systému požadavkům KNAV dosud probíhá pouze v rámci administrátorského rozhraní, nebylo tedy nutné zasahovat do zdrojového kódu. Prostor pro úpravy tu ale přeci jen je. Vyskytují se například potíže s kódováním znaků s českou diakritikou napříč moduly, nebo s automatickým odhlašováním. Nejedná se však o problémy, které by měly zásadní vliv na fungování systému, a jejich oprava nebude vyžadovat zásadní úpravy zdrojového kódu.
I přes relativní časovou a administrativní náročnost v počátcích provozu, způsobenou zejména vymýšlením vhodné struktury a nahráváním dat, přináší systém Coral výrazné zjednodušení a zpřehlednění složitého procesu správy elektronických informačních zdrojů v KNAV. Po dokončení nahrávání dat a přechodu systému do běžného provozu by pak měla být správa EIZ ještě snazší a efektivnější.
V případě, že vás systém Coral zaujal, můžete na stránkách http://coraldemo.library.tamu.edu/ vyzkoušet všechny možnosti systému v živé instalaci.
[1] Nejedná se o úplné číslo. Vložení instituce do mapy není povinné a neobsahuje tedy všechny knihovny. V ČR chybí Národní technická knihovna a KNAV.
http://coral-erm.org/about/user-map/