Rozhovor s Jiřím Poláchem a Michaelou Záluskou z Knihovny ÚOCHB

 

Knihovna Ústavu organické chemie a biochemie Akademie věd České republiky začala od počátku roku 2016 své služby poskytovat prostřednictvím společné chemické knihovny chemTK (knihovny ÚOCHB, VŠCHT a NTK). Na naše otázky odpovídali vedoucí Oddělení Informačních technologií a služeb RNDr. Jiří Polách, Ph.D. (JP) a knihovnice Bc. Michaela Záluská, Dis. (MZ)

 

Mohla byste nám v krátkosti představit vaši knihovnu? Objem knižního fondu, kupovaných zdrojů, zaměstnanců atd.

MZ: Knihovna Ústavu organické chemie a biochemie je veřejnou knihovnou se specializovaným knihovním fondem a zároveň tvoří jedno ze servisních oddělení ÚOCHB, které se zaměřuje na získávání, zpracování, uchování a zprostředkování informací zaměřených na organickou chemii a biochemii, popř. i na další související obory a mezioborová témata v souladu s vědeckými úkoly řešenými na ÚOCHB.

Knihovna ÚOCHB poskytuje tradiční služby svým uživatelům, které jsou dány Knihovním zákonem, ale také speciální služby, mezi něž patří např. zpracování vědeckých výstupů do databáze publikační činnosti pracovníků ÚOCHB (ASEP), přidělování ISBN pro publikace vydávané Ústavem, zapůjčování dokumentů před rozhodnutím o koupi apod.

Vznik knihovny se váže k samotnému založení Ústavu, tedy k 1. 1. 1953. Knihovně Ústavu byla od počátku věnována velká pozornost vedení, protože předpokladem pro úspěšnou práci v oboru je co nejširší výměna informací a přístup ke světové literatuře.

Fond knihovny je tvořen především seriálovými dokumenty, které jsou v poslední době téměř výhradně nakupovány on-line a představují tak 96 % akvizice časopisů. Z hlediska fyzického fondu knihovna vlastnila před integrací 52 990 knihovních jednotek, z nichž naprostou většinu tvořily časopisy a nepravá periodika a pouhých 10 % knihy v podobě odborných monografií.

 

Knihovna ÚOCHB poskytuje své služby od 1. 1. 2016 prostřednictvím společné chemické knihovny ÚOCHB, VŠCHT a Národní technické knihovny pod názvem ChemTK. Co vedlo k rozhodnutí o přesunu Knihovny ÚOCHB a její integraci do ChemTK?

JP: Průkopníkem budování společné chemické knihovny ChemTK bylo vedení knihovny VŠCHT – společnou chemickou knihovnu založila VŠCHT s NTK již v roce 2012. Krása nápadu vybudování společné chemické knihovny z knihoven institucí, jejichž oborová zaměření se výrazně překrývají, a které jsou navíc fyzicky blízké (sousedí spolu v Dejvickém kampusu), inspirovala také vedení ÚOCHB a vedla k zapojení Ústavu do tohoto projektu.

Při této příležitosti bych ovšem rád objasnil ještě jeden aspekt existence ChemTK – její formální statut. Jakkoliv se o zapojení Knihovny ÚOCHB do ChemTK mezi knihovníky všeobecně ví, setkáváme se často s dotazy, co vlastně tento krok, který jsme pracovně nazvali integrace, znamená, a často také zjišťujeme, že představy, které lidé o této integraci mají, nebývají úplně přesné. Integrací totiž nedošlo ke sloučení knihoven a žádná z existujících tří knihoven nezanikla, ani nebyla vytvořena (ve smyslu registrace u MK) knihovna nová. Z hlediska formálního tedy nadále existujeme jako tři samostatné knihovny. Cílem integrace však bylo rozvinout spolupráci těchto knihoven na takovou úroveň, abychom z hlediska poskytovaných služeb (tedy z hlediska čtenáře a zákazníka) vystupovali jako knihovna jediná, jako knihovna, která na jednom místě poskytne nejlepší služby v oboru chemických věd a oborů souvisejících.

 

Jaké další výhody tato úzká spolupráce přináší?

JP: Jsou to samozřejmě všechny výhody vyplývající z úzké spolupráce – zvýšení kvality služeb, úspora nákladů a sdílení znalostí. Všechny tři aspekty jsou vzájemně provázány. Přímé úspory nákladů bylo například dosaženo kombinací fondů tištěných knih a časopisů (svazky sice zůstávají v majetku jednotlivých knihoven, ale jsou společně využívány), jejich umístěním ve špičkově vybavených prostorách budovy NTK a vyřazením multiplicit u svazků, které byly ve fondech dvou či všech tří knihoven. Nepřímých úspor nebo zvýšení kvality služeb se ve společné knihovně nicméně dosahuje téměř při každé činnosti, namátkou můžeme jmenovat např. přímé služby čtenářům (registrace, poradenské služby), přípravu společného webového portálu, interní knihovní činnosti, jako je administrace elektronických informačních zdrojů apod. A samozřejmě neméně důležité je sdílení znalostí – tím, že pracovnice a pracovníci všech tří knihoven mají svá pracoviště ve stejné budově, mohou lépe navzájem spolupracovat a pomáhat si při jednotlivých činnostech.

 

Převážnou většinu zdrojů pro čtenáře dnes představují elektronické informační zdroje. Došlo v této oblasti ve vaší knihovně k nějaké změně po vzniku ChemTK?

JP: V této oblasti se především snažíme neustále zlepšovat čtenářský komfort ve vyhledávání ve zdrojích a v přístupu k nim (např. prostřednictvím připravovaného společného webového portálu ChemTK). Vlastní přístup k elektronickým zdrojům je samozřejmě přesně dán licenčními ujednáními, která byla dohodnuta při nákupu zdrojů, a pravidla přístupu se tedy nemění – zdroje nakoupené pro ÚOCHB jsou přístupné pouze zaměstnancům ÚOCHB a vznik ChemTK na tom nic nemění. Na počátku roku jsme museli mnohokrát vysvětlovat vydavatelům elektronických časopisů a databází a jejich obchodním zastoupením, že nedošlo ke spojení knihoven či jakýmkoliv změnám ve čtenářské bázi či velikosti FTE – počáteční nedorozumění jsou již, doufáme, zcela rozptýlena. Na druhou stranu nutnost rozlišovat, ke které instituci daný uživatel patří, a tomu přizpůsobovat nabídku služeb např. na webovém portále společné knihovny, samozřejmě omezuje transparentnost služeb společné knihovny v tom, že nelze poskytnout všem uživatelům ChemTK naprosto stejné služby.

 

Rádi bychom se teď zeptali na vlastní průběh budování společné knihovny ChemTK. Jak probíhala integrace a jaký byl časový harmonogram?

MZ: Celý proces integrace proběhl, v některých případech ještě probíhá, na čtyřech úrovních. Každou úroveň tvoří pracovní skupina složená ze zaměstnanců všech tří institucí. Jedná se o Fyzické fondy – sloučení všech tří knihoven na úrovni fyzických fondů, Funkční model – neboli integrace dynamických prvků (procesů) knihoven, Technologická integrace – sloučení knihoven na úrovni systémů nebo tvorba společného webu a Právní integrace – zajišťující vytvoření Společenské smlouvy a smluv o spolupráci mezi institucemi.

Realizace celého projektu byla zahájena na konci roku 2013, kdy bylo podepsáno memorandum o spolupráci a připojení Knihovny ÚOCHB k ChemTK. Pracovní skupiny na všech čtyřech úrovních začaly řešit integraci dle časového harmonogramu s vytyčenými dílčími cíli, jichž šlo dosahovat někdy zároveň, avšak velice často postupně, což vedlo k delší časové náročnosti celého projektu.

Celý rok 2014 byl věnován přípravě fyzického fondu, tedy analýzám, revizím a obsahovým prověrkám u všech knihoven. Na konci roku se začala scházet komparační skupina, která vytvořila seznamy duplicitních a multiplicitních časopisů. Byla stanovena jasná pravidla pro redukci fondů, která byla podepsána vedením všech institucí, jejichž součástí bylo také ustanovení o tom, že v případě rozpadu integrované knihovny si budou knihovny navzájem bezplatně půjčovat dokumenty, o něž v rámci sloučení knihoven přišly. Výsledkem činnosti této skupiny byly velké odpisy časopiseckých fondů.

V té době současně probíhalo i stěhování časopiseckého fondu ÚOCHB, určeného k zachování, z depozitáře v Papírenské ulici do skladových prostor NTK. Počet knihovních jednotek ve vlastnictví ÚOCHB se snížil zhruba na polovinu, z původních 52 990 knihovních jednotek v roce 2014 na 24 076 po odpisech v roce 2015.

Následné vyčištění knihovního katalogu od odepsaných knihovních jednotek umožnilo sladit strukturu dat ÚOCHB s katalogem ChemTK a v říjnu 2015 spustit testovací prostředí v automatizovaném knihovním systému Aleph, kde byly odstraněny poslední nedostatky. V listopadu 2015 proběhla migrace čistých dat a v prosinci proběhl zkušební provoz. Do té doby byl také vyřešen problém s registrací uživatelů ÚOCHB do ChemTK, kteří zde vytvořili novou skupinu zákazníků s příslušným oprávněním. Byla podepsána smlouva o přeposílání aktuálních dat o stavu zaměstnanců na ÚOCHB.

Od ledna 2016 je tedy Knihovna ÚOCHB součástí integrovaných knihoven ChemTK a v tomto prostředí také poskytuje své služby.

 

Je integrace již úplně dokončená a co přinesla vašim uživatelům?

JP: Proces integrace samozřejmě stále probíhá a před námi je ještě veliký kus práce. V současné době dolaďujeme společné pracovní postupy a nastavujeme procesy směrem k co nejefektivnější spolupráci. Zároveň pracujeme na společném systému vyhledávání v elektronických zdrojích, jakož i na hlavním webovém portálu ChemTK. V druhé polovině roku nás samozřejmě čeká vyjednávání o předplatných elektronických zdrojů na rok 2017, při kterém bychom se také rádi opřeli o úzkou spolupráci našich knihoven. Cílem a největším přínosem pro čtenáře jsou v každém případě především výrazně širší nabídka služeb, jejich vyšší kvalita a dostupnost.

 

Co se stalo se zaměstnanci původní Knihovny ÚOCHB? Byla rušena nějaká pracovní místa?

MZ: Knihovna ÚOCHB v rámci poslední etapy fyzické integrace prošla jak personální, tak strukturní reorganizací; knihovna nyní formálně náleží k servisnímu oddělení Informačních technologií a služeb na ÚOCHB. Dlouholetá vedoucí knihovny paní PhDr. Zuzana Formanová, jejíž účast na celém projektu byla velice významná, je od počátku roku 2016 pověřena úkoly v souvislosti s informační vědou a hodnocením vědeckých výstupů na ÚOCHB. Všichni zaměstnanci knihovny našli uplatnění buď v rámci ChemTK, kde současně podléhají metodickému vedení v příslušných odděleních NTK, nebo v rámci oddělení ITS.

 

Co bylo největším úskalím, a jsou věci, které byste nyní udělali jinak?

MZ: Celý projekt integrace byl velmi náročný, nelze přímo říci, že bychom něco udělali jinak. Celý tým zabývající se integrací byl nesmírně profesionální a odvedl skvělou práci. Ovšem i přes moderní technologickou podporu se ukázalo, že je náročné koordinovat komunikaci tří zúčastněných institucí na různých úrovních a v různých stadiích projektu. Je také namístě zmínit, že celý projekt probíhal za plného provozu všech knihoven, takže všechny úkoly, které nezbytně plynuly z integrace, řešili účastníci při svých běžných pracovních povinnostech.

 

Děkujeme za rozhovor.

 

 

 

Burešová, Iva. Rozhovor s Jiřím Poláchem a Michaelou Záluskou z Knihovny ÚOCHB. Informace [online]. , č. [cit. 2017-12-11]. ISSN 1805-2800. Dostupné z: https://www.lib.cas.cz/casopis-informace/knihovna-uochb/

Tisknout stránku

ŠpatnéUcházejícíPrůměrnéNadprůměrnéVýborné! (1× hodnoceno, průměrné hodnocení je 4,00)
Loading...

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *