ASEP

REPOZITÁŘ ASEP      ANALYTIKA ASEP      FORMULÁŘE – VYTVOŘENÍ ZÁZNAMU

Data jsou uložena v knihovním systému Advanced Rapid Library (ARL) – firmy COSMOTRON s. r. o. – v modulu „Evidence publikační činnosti (EPCA)“. Každé pracoviště AV ČR má zodpovědnou osobu – tzv. zpracovatele(ku), která je správcem dat uložených do ASEP. Knihovna AV ČR je v kontaktu s těmito zástupci ústavů, připravuje pro ně školení a semináře, informuje o změnách v systému, spolupracuje na realizaci požadavků na úpravy a vývoj systému.

Vstup dat do systému

Data se do systému ukládají vyplněním formuláře na webu. Na většině pracovišť data vytvářejí pouze zpracovatelé(ky). Některé ústavy využívají individuální uživatelské účty autorů a anonymní uživatelský účet. Autoři(ky) si své záznamy do systému vloží sami a zpracovatelé jen data zkontrolují a zveřejní.

Zveřejnění dat

Data jsou zveřejněna v on-line katalogu. Katalog je veřejně přístupný, je možno v něm vyhledávat záznamy dle různých polí, vyhledaná data lze třídit, zobrazovat ve zvolených formátech, exportovat. Od 2. ledna 2012 je možné k bibliografickým záznamům uložit plný text. Nadstavbou systému ARL je Analytika ASEP- veřejně přístupné webové stránky, kde jsou kromě přehledů výsledků pracoviště i statistické a grafické výstupy.

Data z ASEP v jiných systémech

Vybraná data jsou exportována do databází RIV a NUŠL.

RIV – Rejstřík informací o výsledcích VaVaI Označená data jsou předávana každým rokem do RIV dle pokynů pro dodavatele dat, které jsou zveřejněny na www.vyzkum.cz.

NUŠL- Národní úložiště šedé literatury Data pracovišť, která mají smlouvu s NTK o poskytování plných textů šedé literatury, jsou pravidelně automaticky sklízena do repozitáře NUŠL.

Evidence výsledků vědecké práce v  AV ČR

ASEP představuje systém sběru, zpracování, uchovávání a šíření informací o publikacích a jiných informačních výstupech základního výzkumu v Akademii věd ČR. Databáze evidence publikační činnosti AV ČR je vytvářena v informačním systému ARL (Advanced Rapid Library) a obsahuje bibliografické záznamy o výsledcích vědeckého výzkumu v ústavech AV ČR za období 1985-2007, v úplnosti od roku 1993. Systém evidence je dán směrnicí Akademické rady č. 4 /2013 ze dne 12. 3. 2013 „Tvorba a využívání celoakademické databáze ASEP“ .

V letech 1993-2002 byla data ukládána do systému CDS/ISIS, data byla zpracovávána dávkově, nebyl k dispozici on-line katalog.

V roce 2005 byla data převedena do systému ARL, záznamy jsou vytvářeny on-line prostřednictvím webových formulářů a je možné je ihned po uložení vyhledat v on-line katalogu – URL:zde

V roce 2009 je vytvořena nadstavba Analytika ASEP – bibliografické a grafické přehledy ústavů, autorů a oddělení.

Od roku 2012 je možno k bibliografickým záznamům ukládat plné texty dokumentů ASEP se stává institucionálním repozitářem.

Celoakademická databáze ASEP je zdrojem informací pro RIV, sama má však širší rozsah vzhledem k vnitřním potřebám AV ČR. V důsledku každoročních změn v pokynech pro předávání dat do RIV je struktura záznamů v databázi pozměňována, je nutno zejména přidat některá nová pole a definovat jejich obsah, případně zařadit nové typy dokumentů.