Evidence výsledků vědecké práce v  AV ČR

ASEP představuje systém sběru, zpracování, uchovávání a šíření informací o publikacích a jiných informačních výstupech základního výzkumu v Akademii věd ČR. Databáze evidence publikační činnosti AV ČR je vytvářena v informačním systému ARL (Advanced Rapid Library) a obsahuje bibliografické záznamy o výsledcích vědeckého výzkumu v ústavech AV ČR za období 1985-2007, v úplnosti od roku 1993. Systém evidence je dán směrnicí Akademické rady č. 11 ze dne 17. 10. 1994 „Tvorba a využívání celoakademické databáze ASEP“ (viz).

V letech 1993-2002 byla data ukládána do systému CDS/ISIS, data byla zpracovávána dávkově, nebyl k dispozici on-line katalog. V roce 2003 byla data převedena do systému ARL, záznamy jsou vytvářeny on-line prostřednictvím webových formulářů a je možné je ihned po uložení vyhledat v on-line katalogu – URL: zde
Celoakademická databáze ASEP je zdrojem informací pro RIV, sama má však širší rozsah vzhledem k vnitřním potřebám AV ČR. V důsledku každoročních změn v pokynech pro předávání dat do RIV je struktura záznamů v databázi pozměňována, je nutno zejména přidat některá nová pole a definovat jejich obsah, případně zařadit nové typy dokumentů.

Z hlediska obsahu rozlišujeme pro účely databáze ASEP tři kategorie publikací:
publikace, jejichž hlášení je povinné;
publikace, jejichž hlášení je přípustné;
publikace, jejichž hlášení je vyloučené.

Povinné je hlásit do ASEP všechny výsledky, které podléhají povinnosti hlášení do RIV a další původní vědecké práce pracovníků ústavu, které byly zveřejněny v tištěné nebo elektronické formě a vznikly v rámci pracovního poměru na tomto ústavu.

Přípustné je hlásit do ASEP přehledové práce (tzv. Reviews), popularizační a informační články, beletrii, literaturu faktu, práce vypracované na jiných pracovištích (např. v rámci stáže a pod.), souhrny nebo abstrakta přednášek publikované v konferenčních sbornících, disertace (A, D, I, N). Záznamy o těchto pracích slouží k vytváření přehledů o celkových aktivitách AV ČR, avšak nepředávají se do RIV.

Vyloučené z hlášení do ASEP jsou práce dosud nezveřejněné  a to i v případě, že spadají do předchozích kategorií (např. práce v tisku) a práce, které se tematicky nevztahují k činnosti daného ústavu.

Povinnost ohlášení práce má první autor z AV ČR uvedený ve zveřejněné publikaci.